Cómo planificar un evento: Guía completa

Planificar un evento puede sonar algo molón y un reto de esos que apetece afrontar. Pero, cuidado 😕 . Un evento es una cosa muy seria, con muchos factores a tener en cuenta y que requiere mucha concentración. Por eso conviene no subestimarlo cuando hay que organizar uno.

Yo he tenido la suerte de presenciar multitud de eventos en los últimos años y sé que no es algo fácil. No solo como miembro del Social Media de los mismos, sino como asistente, participante y muchas otras cosas. Esto me ha ayudado a aprender un montón sobre cómo hay que planificar un evento desde que se concibe la idea hasta que han pasado unos días desde su celebración. Porque no todo termina cuando se apagan las luces del escenario… ⚡️

Si te ha tocado planificar un evento o quieres aprender un poco más sobre este apasionante mundo desde un punto de vista más comunicativo y publicitario, te voy a resumir aquí los 11 pasos clave que necesitas tener en cuenta.

Define los objetivos de tu evento

El primer paso en la planificación de un evento es establecer unos objetivos. Define para qué estás organizando el evento y qué esperas lograr. Cuanto antes identifiques tus objetivos, más fácil será el resto del trabajo y menos perderás el tiempo. Lo mejor es ir al grano, serás mucho más eficiente y te sentirás más productivo.

Organiza a tu equipo

Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto de un equipo para poder controlar todos los detalles. La figura del coordinador de eventos es esencial, para gestionar a los responsables de cada tarea, como la gestión del espacio, el sonido, la publicidad, el catering, los patrocinadores, etc. Así que, ya sabes, no escatimes en esta figura. Te puede librar de muchos problemas 💡 .

Establece un presupuesto

➡ Si quieres que tu evento lo pete de verdad, vas a tener que dedicar un buen pastel del presupuesto a muchas cosas. Aquí te enumero las que yo he visto como más importantes en los eventos en los que he participado:

• Espacio de celebración: en esta partida debes incluir el alquiler y cualquier seguro que lleve aparejado el reservar la sala o el espacio.
• Comida y bebida: no es que los asistentes sean unos orcos de Mordor, pero no deja de ser cierto eso de que a la gente se le conquista por el estómago… El presupuesto que tengas que dedicar a esto variará según el número de asistentes, pero, si no pones ni siquiera unos panchitos, pueden hablar muy mal de ti y de tu evento. Tranquilo, para esto lo más normal es contar con algún patrocinio. Hay marcas de bebidas, bares, etc. que siempre te pueden echar una mano.
• Entretenimiento: es otra de las partes importantes y que se pueden quedar en el limbo si no le das importancia. Aquí puedes incluir al presentador, o si vas a contratar un DJ o un equipo de social media, asegúrate de que tienes presupuesto para sus dietas y su compensación.
• Decoración: ¿te lo vas a montar por tu cuenta o vas a necesitar decoradores? No subestimes esta parte, no vayas a dejar luego el tema muy soso y las fotos en las rrss queden como si estuvieras en un escenario de posguerra.
• Personal: a no ser que estés organizando una WordCamp, donde el personal es voluntario, vas a tener que incluir una partida para todos los colaboradores. Yo no soy partidaria de la explotación, ni de llamar a colegas como en las mudanzas, y te recomiendo que tampoco lo hagas tú.
• Marketing: tienes que promocionar tu evento antes, durante y después. En esto, se incluye la publicidad online (Facebook, Instagram, Google…), la landing page y el email marketing, así como la difusión a través de redes sociales y la distribución de regalos de empresa.
• Audiovisuales: Desde proyectores a wi-fi y altavoces y streaming del evento en directo. Sí, el wi-fi es imprescindible, aunque no lo hubieras pensado, sobre todo si quieres convertirte en TT durante el evento (no pretenderás que la gente tire de datos ¿no? 😯 ).
• Varios: Incluso el evento mejor planeado va a tener imprevistos, así que lo mejor es que reserves alguna partida para las cosas de no se te han ocurrido.

Fija una fecha

Te recomiendo que empieces con una antelación de unos 4 a 6 meses, para tener margen de actuación ante otros condicionantes. Elige la fecha con cuidado, que no coincida con un festivo ni con vacaciones escolares, y ponte de acuerdo con los invitados, ponentes, presentadores, etc. En cuanto tengas las fechas, podrás comenzar a contratar otros servicios.

Crea un plan maestro

En tu plan, tienes que incluir la gestión de:

• Locales, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
• Oradores y presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
• Actividades y entretenimiento durante el evento
• La publicidad y promoción (online y offline)
• Las formas de inscripción y pago para la asistencia
• Los patrocinadores y socios
• Los trabajadores y voluntarios

Fíjate unas fechas límite para cada uno de los puntos. Esto te ayudará a priorizar lo más importante y urgente e identificar los posibles problemas.

Reserva el lugar del evento

Una vez que tengas la fecha, reserva el lugar donde quieres celebrar el evento. Cuanto antes, mejor, para anunciarte con más tiempo y conseguir una mayor asistencia y repercusión.

Pero te recomiendo que seas un poco flexible con las fechas. Si encuentras el lugar perfecto, tal vez tengas que adelantar o retrasar el evento unos días para poder celebrarlo allí.

Antes de elegir tu sede, recuerda:

• La accesibilidad: es importante contar con accesos e instalaciones preparadas para todo tipo de audiencia.
• El tamaño: que te permita acoger al número de invitados deseados. Un exceso o un defecto pueden causar muy mala impresión.
• El transporte y aparcamiento: piensa si es fácil llegar al lugar que has elegido en transporte público o si hay aparcamientos disponibles.
• Audio y vídeo: un evento sin un sonido digno y sin posibilidad de grabación no es nada. Analiza si tienes todo lo necesario allí y calcula cuánto deberías invertir en esa sede para tener todo lo que necesitas.
• Otros: Una vez que conozcas toda esa información, consulta también si el lugar tiene otros costes añadidos, como depósitos, cargos condicionales, etc.

Personaliza tu evento

Si quieres que tu evento destaque, tienes que elegir un tema oportuno, convincente y diferente. Dedícale tiempo a elegir el nombre y los lemas, además de currarte las creatividades; serán la clave para llamar la atención de los medios y de los asistentes. Aprovéchalos también para los hashtags que quieras usar en redes sociales. Así, lograrás una mayor identificación y diferenciación sobre los demás, como suelo hacer yo: #Carlotization22Ago #PicoPowerRulez #GothicDogBitesYou #PlanificaTuEvento #GalvanizaTuEvento

Además, tienes que diseñar un logotipo con el que la gente pueda identificar tu evento. Luego, lo podrás usar en la cartelería y el merchandising junto con tu hashtag, lo cual también ayudará a que el evento y la etiqueta permanezcan vivos en la memoria de mucha gente.

Consigue patrocinadores

Un evento puede costar mucho dinero. Por esto, es importante que consigas algún patrocinador que aporte una cantidad económica, materiales, premios, etc. También hay organizaciones o instituciones que pueden darte apoyo logístico, incluso proporcionarte un lugar donde celebrar el evento.

Construye una estrategia de publicidad

La publicidad es algo indispensable en la estrategia de cómo planificar un evento. Si nadie se entera de que organizas un evento, será difícil tener éxito. Planifica tu estrategia publicitaria, elabora los mensajes y elige los canales que te convengan.

Las redes sociales y la publicidad online son buenos lugares para comenzar, pero si puedes atacar también a medios de comunicación tradicionales y enviar notas de prensa, seguro que consigues todavía más repercusión. ¡Por hacer ruido que no quede! #SeráPorPerres

Determina un programa del evento

Una vez que lo tengas todo preparado, solo tienes que definir el orden de las actividades del evento. En este programa, tienes que incluir todo, hasta el más mínimo detalle. De este modo, te asegurarás de que no se te escapa nada.

Después de esto, haz una versión resumida y sintetizada; te servirá para repartir entre tus asistentes y que sepan en qué partes consiste tu evento. ¡Huy, estás en lo cierto! Tienes que hacer esto con un poco de antelación también, para diseñarlo e imprimirlo con un poco de tiempo. Pero con un programa en formato flyer, lo vas a petar de verdad.

El postevento y los agradecimientos

Cuando se termina el evento, todo son sonrisas, acercamientos, selfis en grupo, etc. Y esto es genial. Es el comienzo del postevento, en el que mucha gente aprovecha para conocerse, saludarse o, incluso, para proponer nuevas aventuras y negocios.

Pero tu labor como organizador del evento no termina aquí, dejando a los asistentes y a los ponentes interactuar. Tu evento tiene que seguir vivo y tienes que ir recogiendo toda la información que se genere al respecto, pedir conclusiones, reacciones, etc.

Por supuesto, también tienes que hacer ese trabajo de comunicación en las redes sociales, siempre con ese #HashtagQueLoPeta, y agradecer a todo el mundo, absolutamente a todos, que hayan participado. Desde los que han currado hasta los que han asistido, pasando por aquellos que te han ayudado, patrocinadores, socios, colaboradores y, por último, tú mismo.

Esto es más o menos todo. Puede parecer un poco lioso al principio, pero organizar un evento requiere un tiempo y, al final, no es tan complicado. Necesitas concentrarte en cada uno de los puntos e ir pasito a pasito. Y si te atascas con algo, escríbeme y vemos cómo puedo ayudarte.

¿Qué? ¿Ya estás pensando en cómo vas a preparar el próximo evento? 🙂